Comment demander un rendez-vous par email : le guide qui fonctionne vraiment

Vous connaissez cette situation ? Vous devez absolument rencontrer quelqu'un pour votre projet, mais au moment d'écrire l'email... le syndrome de la page blanche. Entre la peur de paraître trop insistant et celle d'être trop timide, difficile de trouver le bon ton.

Après avoir envoyé des centaines d'emails de ce type (et oui, quelques-uns ont fini dans les spams), j'ai fini par comprendre ce qui marche vraiment. Spoiler : ce n'est pas si compliqué !

Pourquoi l'email reste le roi pour prendre rendez-vous

Contrairement aux idées reçues, l'email n'est pas mort. Au contraire, pour les rendez-vous professionnels, c'est souvent le canal le plus efficace.

Les vrais avantages qu'on sous-estime

Respecter le rythme de l'autre
Personne n'aime être interrompu en pleine concentration par une demande de rendez-vous. L'email, lui, attend sagement dans la boîte de réception.

Garder une trace
"On avait dit jeudi à 14h ou vendredi à 15h ?" Avec l'email, plus de malentendus. Tout est écrit, daté, horodaté.

Permettre la réflexion
Face à un appel téléphonique, on peut se sentir pressé de donner une réponse immédiate. L'email laisse le temps de consulter l'agenda et de réfléchir sereinement.

Comment rédiger un email pour convenir d'un rdv (et qui cartonne)

Un bon email de rendez-vous, c'est comme une bonne accroche : on a 3 secondes pour convaincre. Voici ma méthode en 4 étapes.

1. L'objet : votre sésame d'ouverture

Oubliez les "Demande de rendez-vous" génériques. Soyez très spécifique :

• ✅ "Rendez-vous : optimisation de votre site e-commerce"
• ✅ "Suite à notre échange LinkedIn - Proposition de collaboration"
• ❌ "Demande de rendez-vous"
• ❌ "Prise de contact"

2. L'accroche : créer du lien dès les premières lignes

Commencez par établir une connexion. Quelques exemples qui fonctionnent :

• "J'ai lu votre article sur l'innovation dans le retail, particulièrement inspirant !"
• "Votre intervention au salon XYZ m'a donné envie d'en savoir plus sur votre approche"
• "Marie Dupont m'a suggéré de vous contacter concernant..."

3. Le cœur du message : direct mais pas expéditif

Ici, j'applique la règle des 3C : Clair, Concis, Concret.

Expliquez en 2-3 phrases maximum :

• Qui vous êtes (si nécessaire)
• Pourquoi vous voulez les rencontrer
• Ce que vous proposez concrètement

4. La proposition de créneaux : facilitez-leur la vie

Ne demandez jamais "Quand êtes-vous disponible ?" C'est le meilleur moyen de ne jamais avoir de réponse. Proposez 2-3 créneaux précis :

"Je serais ravi de vous rencontrer :

• Mardi 4 juin à 14h30
• Mercredi 5 juin à 10h
• Jeudi 6 juin à 16h

Le rendez-vous pourrait se tenir dans vos bureaux ou en visio, selon votre préférence."

Les erreurs qui tuent vos chances de réponse

Après avoir analysé mes échecs (oui, j'en ai eu !), voici les pièges à éviter absolument :

L'email-roman
Personne n'a envie de lire un pavé. Si votre message fait plus de 10 lignes, c'est déjà trop.

La demande floue
"J'aimerais qu'on discute" ne donne pas envie de répondre. Soyez précis sur l'objet de la rencontre.

Oublier la personnalisation
Un email générique se voit à des kilomètres. Prenez 2 minutes pour personnaliser, ça change tout.

Ne pas proposer d'alternative
"Êtes-vous libre jeudi ?" Et si la personne n'est pas libre ? Toujours proposer plusieurs options.

5 modèles d'emails pour solliciter un rendez-vous

Modèle 1 : approche à froid après recherche

Objet : Rendez-vous - Optimisation de votre stratégie digitale

Bonjour [Prénom],

Votre approche du marketing local sur votre site m'a impressionné,
particulièrement la section témoignages clients.

Je suis [Nom], spécialisé dans l'optimisation des conversions e-commerce.
J'ai identifié quelques opportunités qui pourraient augmenter
vos ventes en ligne de 15-20%.

Seriez-vous disponible pour un café de 30 minutes ?
- Mardi 4 juin à 9h30
- Mercredi 5 juin à 14h
- Jeudi 6 juin à 11h

Bien cordialement,
[Signature]

Modèle 2 : suite à un événement

Objet : Suite au Salon Digital Marketing - Collaboration ?

Bonjour [Prénom],

Ravi de vous avoir rencontré hier au stand de TechCorp !
Votre vision sur l'IA dans le marketing m'a particulièrement marqué.

Comme évoqué, j'aimerais vous présenter notre nouvelle solution
qui pourrait parfaitement s'intégrer à votre stack technique actuel.

Pourriez-vous me consacrer 45 minutes la semaine prochaine ?
- Lundi 10 juin à 15h
- Mardi 11 juin à 10h30
- Mercredi 12 juin à 14h

Au plaisir d'approfondir notre échange !

[Signature]

Modèle 3 : recommandation tierce

Objet : De la part de Sophie Martin - Rendez-vous stratégie SEO

Bonjour [Prénom],

Sophie Martin m'a vivement conseillé de vous contacter concernant
l'optimisation SEO de votre plateforme e-learning.

J'accompagne des EdTech comme la vôtre dans l'amélioration
de leur visibilité Google. Résultat moyen : +40% de trafic organique
en 6 mois.

Seriez-vous intéressé par un rendez-vous exploratoire ?
- Jeudi 6 juin à 16h
- Vendredi 7 juin à 9h30
- Lundi 10 juin à 11h

Cordialement,
[Signature]

Modèle 4 : follow-up après appel

Objet : Suite à notre appel - Rendez-vous de présentation

Bonjour [Prénom],

Merci pour notre échange téléphonique de ce matin.
Comme convenu, j'aimerais vous présenter notre solution
en détail avec une démo personnalisée.

Le rendez-vous durera environ 1h et pourra se faire :
- En présentiel dans vos bureaux
- En visioconférence

Créneaux disponibles :
- Mardi 4 juin à 14h
- Mercredi 5 juin à 16h30
- Jeudi 6 juin à 10h

Confirmez-moi celui qui vous convient le mieux.

À bientôt,
[Signature]

Modèle 5 : email interne entre services

Objet : Coordination projet "Nova" - Point d'étape

Salut [Prénom],

Il faut qu'on se cale sur le projet Nova avant la présentation
client de vendredi prochain. Plusieurs points à synchroniser,
notamment sur la partie technique et planning.

Tu serais dispo cette semaine pour qu'on fasse le point ?
- Mercredi 5 juin à 15h (salle de réunion 3)
- Jeudi 6 juin à 9h30 (visio si tu préfères)
- Jeudi 6 juin à 17h (salle de réunion 1)

Dis-moi ce qui t'arrange !

[Prénom]

Les outils qui changent la donne

Vuzzion, Calendly et compagnie : vos nouveaux meilleurs amis

Plutôt que de jouer au ping-pong des disponibilités, utilisez un outil de prise de rendez-vous en ligne, comme Vuzzion. Mais la liste est longue et nous pouvons citer :

• Calendly
• Cal.com
• Acuity Scheduling

Ajoutez simplement : "Pour simplifier l'organisation, vous pouvez aussi réserver directement un créneau sur mon agenda : [lien]" Si vous faites de la prospection, nous vous recommandons forcément Vuzzion, puisqu'il capte les informations des prospects, même s'ils ne vont pas jusqu'à la prise d'un RDV. Ces contacts arrivent ensuite dans le CRM natif.

Les signatures qui en jettent (sans en faire trop)

Votre signature doit être pro mais pas surchargée :

• Nom et fonction
• Numéro de téléphone
• Email
• Site web (si pertinent)
• LinkedIn (optionnel)

Évitez : les citations inspirantes, les logos trop gros, les couleurs fluo.

Les petits détails qui font la différence

Le timing d'envoi

D'après mon expérience :

• Mardi-jeudi 9h-11h : optimal pour les emails B2B
• Évitez lundi matin (saturation) et vendredi après-midi (mode weekend)
• Relance après 1 semaine si pas de réponse

La longueur idéale

• Objet : 6-8 mots maximum
• Email total : 5-8 lignes max
• Créneaux proposés : 2-3 options

Le ton juste

Ni trop familier, ni trop guindé. Adaptez selon :

• Le secteur d'activité
• L'âge approximatif de votre interlocuteur
• Le contexte (première prise de contact vs suivi)

Que faire en cas de non-réponse suite à une sollicitation de rendez-vous ?

La relance intelligente

Attendez 5-7 jours, puis relancez avec un angle différent :

Objet : [RELANCE] Rendez-vous optimisation digitale

Bonjour [Prénom],

Je me permets de vous relancer concernant mon message
de la semaine dernière sur l'optimisation de votre site.

Peut-être que le timing n'était pas idéal ?
Je reste à votre disposition si le sujet vous intéresse.

Bien cordialement,
[Signature]

Quand s'arrêter

Maximum 2 relances. Au-delà, vous risquez de passer pour insistant.

Check-list avant d'envoyer

• Objet clair et spécifique
• Email personnalisé selon le destinataire
• Raison du rendez-vous explicite
• 2-3 créneaux proposés
• Durée approximative mentionnée
• Signature complète
• Orthographe vérifiée
• Pièces jointes si nécessaire

Ce qu'il faut retenir

Demander un rendez-vous par email, c'est un art qui s'apprend. Les clés du succès :

1. Personnalisez toujours votre message
2. Soyez direct sans être expéditif
3. Facilitez la réponse en proposant des créneaux précis
4. Soignez l'objet : c'est votre porte d'entrée
5. Respectez le timing pour vos relances

Le secret ? Mettez-vous à la place de votre destinataire. Qu'est-ce qui lui donnerait envie de vous rencontrer ? Comment lui simplifier la réponse au maximum ?

Avec ces conseils et un peu de pratique, vous devriez voir votre taux de réponse s'améliorer nettement. Et rappelez-vous : même les pros essuient parfois des refus. L'important, c'est de persévérer et d'ajuster sa méthode.

Maintenant, à vous de jouer ! 🚀